Conheça o Sign2GO

Atualizado 1 month ago por Cesar Augusto Niacaris

O que é o Sign2Go?

O Sign2GO é uma plataforma web para assinatura eletrônica de documentos, com alto nível de segurança e integridade.

Quais as vantagens do Sign2GO?

Com o Sign2GO assinar documentos é simples e rápido. A assinatura de todos os envolvidos são coletadas em questão de minutos.

Os assinantes, testemunhas e observadores, não precisam ser usuários da plataforma, criar uma conta ou pagar para utilizá-la.

Todo o conteúdo eletrônico finalizado no Sign2GO é assinado digitalmente pela plataforma, garantindo a integridade das informações contidas no documento, com total segurança.

Quais as funcionalidades e os ícones?

Home do usuário logado
A – Informações do usuário
  • Acesso a informações cadastrais;
  • Gestão da senha.
B – Saldo Disponível
  • Informação direta ao usuário com a quantidade de documentos (processos) que ele pode submeter para coleta de assinaturas.
C – Área principal
  • Criar fluxo;
  • Ver o histórico de atividades;
  • Acessar as demais funcionalidades da plataforma.
D – Configurações da Conta Corporativa (somente para conta pessoa jurídica)
  • Adicionar novos usuários a conta corporativa;
  • Informações cadastrais da conta corporativa;
  • Plano e saldo;
  • Histórico de utilização.
E – Informações pessoais
  • Acesso às informações cadastrais;
  • Gestão da senha.
F – Área de envio do documento para iniciar o fluxo de assinatura
  • Submeter um ou mais documentos no formato PDF ou DOCX;
  • Arrastar os documentos selecionados para a área demarcada.

Como criar o primeiro fluxo de assinatura?

Passo 1 - Selecionar documento

Após o login no Sign2GO, seja na conta pessoal ou na conta corporativa, inicie o processo de coleta de assinaturas.

O Sign2GO não modifica o conteúdo do documento eletrônico. Consideramos que um documento selecionado pelo usuário está em sua versão final e não deverá mais ser modificado durante a coleta das assinaturas.

Para enviar um documento para a plataforma é bem simples, utilize a opção “Busque seu arquivo” ou selecione o documento na sua pasta de trabalho e arraste para a área demarcada e em seguida, utilize a opção “Upload”. Siga a recomendação de selecionar documentos em formato PDF ou DOCX.

Ao selecionar outros documentos e fazer o upload, o Sign2GO juntará todos em um único arquivo eletrônico.

Passo 2 - Definir participantes

Defina os participantes que devem realizar ações como assinantes, testemunhas ou observadores.

Como ação rápida, caso seja o único signatário, marque a caixa de seleção “Sou o único Signatário”, em seguida, clique na opção “Continuar”. Com essa opção você assinará de forma eletrônica o documento.

Para adicionar outros usuários, utilize a opção “Inserir signatários”, em seguida, clique na opção “Continuar”.

Em seguida, informe o “Nome”, o “E-mail”, a “Ação” e o “Tipo de Assinatura

  • Nome: Nome completo do participante do fluxo de assinatura;
  • E-mail: E-mail do participante;
Atenção: o cadastro incorreto do e-mail do participante inviabiliza a comunicação.
  • Ação: Assinante (signatário), testemunha (signatário) ou observador (não tem função de assinatura, somente pode observar o conteúdo do documento e os participantes com as ações em andamento);
  • Tipo de assinatura: Eletrônica (sem certificado) ou com Certificado Digital (somente o certificado em nuvem Valid, do tipo eCPF).
Acesse www.vidaas.com.br e adquira o seu Certificado Digital em Nuvem Valid.
Fica a critério do usuário, seja pessoa jurídica ou física, definir a modalidade de assinatura para o documento selecionado. Vale lembrar que a assinatura com uso de certificado digital ICP-Brasil possui nível máximo de segurança e validade jurídica.
No Sign2GO o tipo Assinatura Digital requer o uso do VIDaaS, o Certificado Digital em Nuvem Valid. Nessa modalidade, o documento será assinado digitalmente conforme normas da ICP-Brasil.

O tipo Assinatura Eletrônica não exige o uso de certifciado digital. Neste caso, trata-se da representação visual de uma assinatura criada pelo próprio participante na plataforma. Para utilizá-la é necessário aceitar os termos de assinatura e registros eletrônicos do Sign2GO. Os registros capturados em meio eletrônico são utilizados para gerar a prova jurídica na plataforma, tais como: a rastreabilidade do e-mail, a aceitação dos termos de assinatura e registros eletrônicos, o endereço IP.

Nessa etapa, é possível definir os participantes do fluxo de assinaturas livremente.

Após preencher as informações do participante, utilize a opção “Inserir” e continue adicionando outros participantes, caso necessário.

Após definir os participantes, é possível editar, excluir e ordenar o fluxo.

A ordenação pode ser utilizada para definir uma sequência de assinadores. Somente após o primeiro participante assinar, testemunhar ou observar, o Sign2GO notificará o próximo por e-mail.

Abaixo temos a visão de como podemos editar os participantes para modificar ou complementar as informações.

Também é possível criar o fluxo com a opção “Ordem de Assinaturas” definida.

Para mudar a ordem, selecione a caixa com as informações do participante e arraste para baixo ou para cima.

Por fim, selecione a opção “Continuar”.

Passo 3 - Posicionar assinaturas

Nessa etapa, é possivel verificar:

  • o documento que será assinado ou visualizado pelos participantes do fluxo;
  • posicionar no documento a área que receberá a estampa da assinatura ou rubrica;
  • incluir novos participantes;
  • anexar arquivos como parte do processo para complementar o fluxo, mas os anexos não serão assinados.

No Sig2GO escolha a área, no documento, que receberá uma estampa para representar a assinatura gráfica do participante, definido como “Assinante”.

A representação gráfica é um dos elementos que deve ser inserido para que o participante registre a intenção no documento.

Clique no participante e arraste para o documento, na área onde deseja que seja realizada a estampa de assinatura ou rubrica pelo participante. Caso queira utilizar a rubrica, selecione no menu lateral a opção correspondente em “Componente”, opção Rubrica.

Faça o mesmo processo para os demais, clicando em cada participante, em segunda, faça o movimento de arrastar com o mouse a informação para a página do documento visualizada.

 Siga as orientações do Sign2GO.

Ao clique na caixa correspondente ao participante (Signatários) e arraste para o documento. Você ainda poderá reposicionar livremente o local marcado.

 

Se necessário, utilize a opção rubrica para solicitar uma marcação personalizada. A configuração permite que seja feita em uma única página ou em todas, de forma automática.

A opção “Todas as páginas” receberá uma estampa do usuário em todas as páginas do documento na mesma posição.

Definidas todas as marcações no documento, utilize a opção “Continuar”. Observe se os signatários estão conforme imagem abaixo, o que significa que todas as configurações foram realizadas com sucesso.

Na imagem abaixo, veja o exemplo de como o documento ficou, após definirmos as áreas que receberão as estampas dos participantes:

Agora, defina o nome correspondente ao fluxo criado, a data limite para as ações dos participantes e o lembrete.

  • Nome do processo: Defina um nome para o processo para que você consiga acompanhá-lo facilmente na tela principal.
  • Limite para assinaturas: Os participantes devem realizar as ações até a data limite informada. Após essa data os participantes não podem mais realizar ações no documento, fica a critério do criador do fluxo “Encerrar o Processo” ou  “Arquivá-lo”.
  • Lembretes automáticos: O Sign2GO enviará um e-mail para cada participante que ainda não realizou a ação necessária, conforme definido na configuração, até a data limite.

Ao clicar em “Enviar”, o Sign2GO notificará os participantes de acordo com a configuração definida.

Depois de enviar o documento no Sign2GO o que acontece?

Cada participante receberá um e-mail com a orientação para acessar o Sign2GO e verificar o documento submetido para ações.

Considerações:

  • O participante não precisa ser um usuário cadastrado no Sign2GO;
  • Não é necessário que o participante tenha créditos na plataforma;
  • O participante poderá definir um modelo de assinatura caso utilize frequentemente o Sign2GO;
  • Caso o participante seja um assinante do Sign2GO utilizará o certificado digital em nuvem Valid.
Caso o participante não tenha o Certificado Digital em Nuvem Valid, poderá adquiri em www.vidaas.com.br

Como é o e-mail enviado ao participante?

O e-mail enviado ao participante conta com a tecnologia Valid Confirma, uma solução Valid, que prevê rastreabilidade a qualquer comunicação realizada via e-mail, incluindo Assinatura Digital e Carimbo do Tempo ICP-Brasil, atestando assim, a data e a hora oficial em que a comunicação ocorreu.

Além disso, outra opção que fica evidenciada é a do clique do participante em “VER DOCUMENTO”, que o leva ao Sign2GO, gerando prova de envio e recebimento da mensagem.

Como assinar digitalmente no Sign2GO com o VIDaaS?

No e-mail recebido, ao clicar na opção “Ver documento” o participante poderá “Prosseguir para assinatura”.

O participante tem liberdade para verificar todo o documento e, caso esteja de acordo, pode assinar, visualizar ou testemunhar, conforme definido pelo criador do fluxo.

A barra superior tem um atalho, “Ver pendências”, que direciona exatamente até a página, a qual necessita de ações do participante.

Ao clicar na opção “Assinatura”, inicia-se o processo para assinar digitalmente o documento eletrônico com certificado digital.

Na tela Assinatura com Certificado Digital, após a leitura da orientação, é possivel optar por não exibir essa orientação novamente e depois, para prosseguir clicar em Validar Certificado Digital.

Abra o aplicativo VIDaaS no celular, utilize a opção “Autenticar”, em seguida, faça a leitura do QRCode.

Após validar o QRCode, o participante escolhe um formato de assinatura que será estampando ao documento eletrônico.

Personalizando a assinatura

Após informar o nome e selecionar a fonte entre as sugeridas, o participante poderá ainda:

  • Salvar como assinatura padrão, para uso nas próximas assinaturas no Sign2GO, com a possibilidade de modificá-la a qualquer tempo nas próximas ações de assinatura;
  • Trocar o estilo para uma imagem digitalizada da própria assinatura.

Documento assinado

O documento completamente assinado, apresentará na barra superior de ações, que não há mais pendências, com isso, o participante pode concluir a sua ação na opção “Finalizar”.

Todos os participantes serão notificados do encerramento do fluxo com possibilidade de fazer download da documentação contida no fluxo, incluindo o documento com as estampas de assinatura e o laudo que detalha todas as ações dos participantes.

O laudo e o documento recebem uma assinatura digital ICP-Brasil para garantir a integridade, essa assinatura não está relacionada a autoria do documento.  

Como assinar eletrônicamente no Sign2GO sem certificado digital?

No e-mail recebido, ao clicar na opção “Ver documento” o participante poderá “Prosseguir para assinatura”, desde que aceite os termos de assinatura e registros eletrônicos do Sign2GO.

Agora, basta o participante definir como será a representação gráfica da assinatura e finalizar o documento.

Documento completamente assinado!

O documento completamente assinado, agora de forma eletrônica, apresentará na barra superior de ações,  que não há mais pendências, com isso, o participante pode concluir a sua ação na opção “Finalizar”.

Todos os participantes serão notificados do encerramento do fluxo com possibilidade de fazer download da documentação contida no fluxo, incluindo o documento com as estampas de assinatura e o laudo que detalha todas as ações dos participantes.

O laudo e o documento recebem uma assinatura digital ICP-Brasil, para garantir a integridade, essa assinatura não está relacionada a autoria do documento.

 

Como acessar o histórico de atividades?

O acesso ao histórico das atividades está disponível na tela incial do Sign2GO e nele o usuário poderá:

  • Buscar no histórico por nomes ou parte do nome;
  • Ordenar os documentos mais recentes, mais antigos ou classificar em ordem alfabética;
  • Filtrar documentos com status “em andamento”, “concluídos”, “cancelados” e “arquivados”;
  • Baixar e arquivar documentos.

No histórico também é possível verificar os detalhes de cada fluxo criado, basta o usuário clicar na linha desejada e visualizar as informações apresentadas.

No exemplo abaixo, é possível verificar que:

  • O fluxo foi finalizado com sucesso;
  • É possível baixar a documentação anexa e assina;
  • Não foram incluídos documentos (anexos);
  • Existe um histórico registrando as ações que os participantes fizeram no ciclo de vida do fluxo.

Como faço para encerrar um processo em andamento?

A qualquer momento, um fluxo em andamento poderá ser encerrado.

Para encerrar um fluxo, acesse o histórico de atividades, selecione a linha desejada e, em seguida, utilize a opção “Encerrar processo”. Confirme com a opção “Sim, quero encerrar” ou desista em “Não, quero desistir”.

Aguarde o Sign2GO encerrar o processo. Automaticamente o sistema voltará para a página principal.

Ao encerrar o processo, o Sing2GO estorna o crédito para a conta correspondente.


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