Conheça o Sign2GO

O que é o Sign2Go?

O Sign2GO é uma plataforma web para assinatura eletrônica de documentos, com alto nível de segurança e integridade.

Quais as vantagens do Sign2GO?

Com o Sign2GO, assinar documentos é simples e rápido. A assinatura de todos os envolvidos são coletadas em questão de minutos. Os assinantes, testemunhas e observadores, não precisam ser usuários da plataforma, criar uma conta ou pagar para utilizá-la.

Todo o conteúdo finalizado no Sign2GO é assinado digitalmente pela plataforma, garantindo a integridade das informações contidas no documento, com total segurança.

Quais as funcionalidades e os ícones?

A – Informações do usuário

• Acesso a informações cadastrais;
• Gestão da senha.

B – Saldo disponível

• Informação direta ao usuário com a quantidade de documentos (processos) que ele pode submeter para coleta de assinaturas.

C – Área principal

• Criar fluxo;
• Ver o histórico de atividades;
• Acessar as demais funcionalidades da plataforma.

D – Configurações da conta corporativa (somente para conta pessoa jurídica)

• Adicionar novos usuários à conta corporativa;
• Informações cadastrais da conta corporativa;
• Plano e saldo;
• Histórico de utilização.

E – Informações pessoais

• Acesso às informações cadastrais;
• Gestão da senha.

F – Área de envio do documento para iniciar o fluxo de assinatura

• Submeter um ou mais documentos no formato PDF ou DOCX;
• Arrastar os documentos selecionados para a área demarcada.

Como criar o primeiro fluxo de assinatura?

Passo 1 - Selecionar documento

Após o login no Sign2GO, seja na conta pessoal ou na conta corporativa, inicie o processo de coleta de assinaturas.

Para enviar um documento para a plataforma é bem simples, utilize a opção “Busque seu arquivo” ou selecione o documento na sua pasta de trabalho e arraste para a área demarcada. Em seguida, utilize a opção “Upload”. Siga a recomendação de selecionar documentos em formato PDF ou DOCX.

Ao selecionar outros documentos e fazer o upload, o Sign2GO juntará todos em um único arquivo eletrônico.

Passo 2 - Definir participantes

Defina os participantes que devem realizar ações como assinantes, testemunhas ou observadores.

Como ação rápida, caso seja o único signatário, marque a caixa de seleção “Sou o único signatário”, em seguida, clique na opção “Continuar”. Com essa opção você assinará de forma eletrônica o documento.

Para adicionar outros usuários, utilize a opção “Inserir signatários”. Em seguida, clique na opção “Continuar”.

Em seguida, informe o “Nome”, o “E-mail”, a “Ação” e o “Tipo de Assinatura”

• Nome: Nome completo do participante do fluxo de assinatura;
• E-mail: E-mail do participante;

• Ação: Assinante (signatário), testemunha (signatário) ou observador (não tem função de assinatura, somente pode observar o conteúdo do documento e os participantes com as ações em andamento);
• Tipo de assinatura: Eletrônica (sem certificado) ou digital (com certificado digital).

Nessa etapa, é possível definir os participantes do fluxo de assinaturas livremente.

Após preencher as informações do participante, utilize a opção “Inserir” e continue adicionando outros participantes caso necessário.

Após definir os participantes, é possível editar, excluir e ordenar o fluxo.

A ordenação pode ser utilizada para definir a sequência dos signatários. Somente após o primeiro participante assinar, testemunhar ou observar, Sign2GO notificará o próximo por e-mail.

Abaixo, temos a visão de como podemos editar os participantes para modificar ou complementar as informações.

Também é possível criar o fluxo com a opção “Ordem de Assinaturas” definida.

Para mudar a ordem, selecione a caixa com as informações do participante e arraste para baixo ou para cima.

Por fim, selecione a opção “Continuar”.

Passo 3 - Posicionar assinaturas

Nesta etapa, é possível:

• Verificar o documento que será assinado ou visualizado pelos participantes do fluxo;
• Posicionar, no documento, a área que receberá a estampa da assinatura ou rubrica;
• Incluir novos participantes;
• Anexar arquivos como parte do processo para complementar o fluxo (aqui, os anexos não serão assinados).

Com Sign2GO, é possível escolher a área do documento que receberá uma estampa para representar a assinatura gráfica do participante, definido como “Assinante”. A representação gráfica é um dos elementos que deve ser inserido para que o participante registre a intenção no documento.

Clique no participante e arraste para o documento, na área onde deseja que seja realizada a estampa de assinatura ou rubrica pelo participante. Caso queira utilizar a rubrica, selecione no menu lateral a opção correspondente em “Componente”, opção Rubrica.

Faça o mesmo processo para os demais, clicando em cada participante.

 Siga as orientações do Sign2GO.

Ao clicar na caixa correspondente ao participante (signatários), arraste para o documento. Você ainda poderá reposicionar livremente o local marcado.

Se necessário, utilize a opção rubrica para solicitar uma marcação personalizada. A configuração permite que seja feita em uma única página ou em todas, de forma automática.

A opção “Todas as páginas” receberá uma estampa do usuário em todas as páginas do documento na mesma posição.

Definidas todas as marcações no documento, utilize a opção “Continuar”. Observe se os signatários estão conforme imagem abaixo, o que significa que todas as configurações foram realizadas com sucesso.

Na imagem abaixo, veja o exemplo de como o documento ficou após definirmos as áreas que receberão as estampas dos participantes:

Agora, defina o nome correspondente ao fluxo criado, a data limite para as ações dos participantes e o lembrete.

• Nome do processo: Defina um nome para o processo para que você consiga acompanhá-lo facilmente na tela principal.
• Limite para assinaturas: Os participantes devem realizar as ações até a data limite informada. Após esta data, os participantes não poderão mais realizar ações no documento. Fica a critério do criador do fluxo “Encerrar o Processo” ou “Arquivá-lo”.
• Lembretes automáticos: O Sign2GO enviará um e-mail para cada participante que ainda não realizou a ação necessária, conforme definido na configuração, até a data limite.

Ao clicar em “Enviar”, o Sign2GO notificará os participantes de acordo com a configuração definida.

Depois de enviar o documento no Sign2GO, o que acontece?

Cada participante receberá um e-mail com a orientação para acessar o Sign2GO e verificar o documento submetido para as ações.

Considerações:

• O participante não precisa ser um usuário cadastrado no Sign2GO;
• Não é necessário que o participante tenha créditos na plataforma;
• O participante poderá definir um modelo de assinatura caso utilize frequentemente o Sign2GO.

Como é o e-mail enviado ao participante?

O e-mail enviado ao participante conta com a tecnologia Valid Confirma, uma solução Valid que prevê rastreabilidade a qualquer comunicação realizada via e-mail, incluindo assinatura digital e carimbo do tempo ICP-Brasil, atestando, assim, a data e a hora oficial em que a comunicação ocorreu.

Além disso, outra opção que fica evidenciada é a do clique do participante em “VER DOCUMENTO”, que o leva ao Sign2GO, gerando prova de envio e recebimento da mensagem.

Como assinar digitalmente no Sign2GO com o VIDaaS?

No e-mail recebido, ao clicar na opção “Ver documento” o participante poderá “Prosseguir para assinatura”.

O participante tem liberdade para verificar todo o documento e, caso esteja de acordo, pode assinar, visualizar ou testemunhar, conforme definido pelo criador do fluxo.

A barra superior tem um atalho (“Ver pendências”) que direciona exatamente até a página a qual necessita de ações do participante.

Ao clicar na opção “Assinatura”, inicia-se o processo para assinar digitalmente o documento eletrônico com certificado digital.

Na tela Assinatura com Certificado Digital, após a leitura da orientação, é possível optar por não exibir essa orientação novamente e, depois, para prosseguir, clicar em Validar Certificado Digital.

Abra o aplicativo VIDaaS no celular, utilize a opção “Autenticar”, em seguida, faça a leitura do QR Code.

Após validar o QR Code, o participante escolhe um formato de assinatura que será estampado no documento eletrônico.

Personalizando a assinatura

Após informar o nome e selecionar a fonte entre as sugeridas, o participante poderá ainda:

• Salvar como assinatura padrão para uso nas próximas assinaturas no Sign2GO, com a possibilidade de modificá-la a qualquer tempo nas próximas ações de assinatura;
• Trocar o estilo para uma imagem digitalizada da própria assinatura.

Documento assinado

O documento completamente assinado sinalizará, na barra superior de ações, que não há mais pendências. Com isso, o participante pode concluir a sua ação na opção “Finalizar”.

Todos os participantes serão notificados do encerramento do fluxo com possibilidade de fazer download da documentação contida no fluxo, incluindo o documento com as estampas de assinatura e o laudo que detalha todas as ações dos participantes.

Como assinar eletronicamente no Sign2GO sem certificado digital?

No e-mail recebido, ao clicar na opção “Ver documento”, o participante poderá “Prosseguir para assinatura”, desde que aceite os termos de assinatura e registros eletrônicos do Sign2GO.

Agora, basta o participante definir como será a representação gráfica da assinatura e finalizar o documento.

Documento completamente assinado

O documento completamente assinado, agora de forma eletrônica, sinalizará, na barra superior de ações, que não há mais pendências. Com isso, o participante pode concluir a sua ação na opção “Finalizar”.

Todos os participantes serão notificados do encerramento do fluxo com possibilidade de fazer download da documentação contida no fluxo, incluindo o documento com as estampas de assinatura e o laudo que detalha todas as ações dos participantes.

Como acessar o histórico de atividades?

O acesso ao histórico das atividades está disponível na tela inicial do Sign2GO e, nele, o usuário poderá:

• Buscar o histórico por nome ou parte do nome;
• Ordenar os documentos mais recentes, mais antigos ou classificar em ordem alfabética;
• Filtrar documentos com status “em andamento”, “concluídos”, “cancelados” e “arquivados”;
• Baixar e arquivar documentos.

No histórico, também é possível verificar os detalhes de cada fluxo criado, basta o usuário clicar na linha desejada e visualizar as informações apresentadas.

No exemplo abaixo, é possível verificar que:

• O fluxo foi finalizado com sucesso;
• É possível baixar a documentação assinada;
• Não foram incluídos documentos (anexos);
• Existe um histórico registrando as ações que os participantes fizeram no ciclo de vida do fluxo.

Como faço para encerrar um processo em andamento?

A qualquer momento, um fluxo em andamento poderá ser encerrado.

Para encerrar um fluxo, acesse o histórico de atividades, selecione a linha desejada e, em seguida, utilize a opção “Encerrar processo”. Confirme com a opção “Sim, quero encerrar” ou desista em “Não, quero desistir”.

Aguarde o Sign2GO encerrar o processo. Automaticamente, o sistema voltará para a página principal.